Filtrar Datos en una Tabla de Excel

Filtrar Datos en una Tabla  de Excel

Cuando coloque sus datos en una tabla, los controles de filtrado se agregarán a los encabezados de tabla automáticamente.

Para un filtrado rápido, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha  del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. En la lista de texto o números, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior de la lista y, a continuación, active las casillas de los elementos que desea mostrar en su tabla.

 SUGERENCIA    Para ver más elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de la galería de filtros para ampliarla.

3. Haga clic en Aceptar.

La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono  para indicar que hay un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.

Filtrar por texto o números específicos

1. Haga clic en la flecha  del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna tiene entradas de texto, haga clic enFiltros de texto.
3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones de filtrado.

Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, elija Mayor o igual que y, a continuación, introduzca el número que está pensando en el cuadro adyacente.

Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de cuadros y elija Ypara que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las condiciones sea verdadera.

Filtrar elementos por color

Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede filtrar por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.

1. Haga clic en la flecha  del encabezado de tabla de la columna que tiene formato de color o formato condicional aplicado.
2. Haga clic en Filtrar por color y, a continuación, elija el color de celda, el color de fuente o el icono por el que desea filtrar.

Los tipos de opciones de color que tendrá dependerán de los tipos de formato que haya aplicado.

Crear una segmentación de datos para filtrar su datos de tabla

En Excel 2010, se han incorporado segmentaciones de datos como una nueva manera de filtrar datos de tabla dinámica. En Excel 2013, también puede crear segmentaciones de datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentación de datos es realmente útil, porque indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.

Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de opciones.

2. Haga clic en Diseño > Insertar Segmentación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas para las que desea crear segmentaciones de datos.
4. Haga clic en Aceptar.

Aparecerá una segmentación de datos para cada encabezado de tabla que ha activado en el cuadro de diálogoInsertar Segmentación de datos.

5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su tabla.

Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, elija los elementos que desea mostrar.

Aplicar Formato condicional

Aplicar formato condicional para analizar datos de forma rápida.

Como a veces puede resultar difícil interpretar los números de una hoja de cálculo, Excel proporciona una serie de opciones para analizar rápidamente los datos con el formato condicional. Por ejemplo, puede usar una escala de colores para diferenciar los valores correspondientes a una temperatura alta, media o baja.

Puede aplicar este tipo de formato de la siguiente manera:

1. Empiece seleccionando los datos. En la esquina inferior derecha de la selección aparecerá el botón Análisis rápido.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido  o presione Ctrl+Q.
3. En la pestaña Formato, pase el puntero del mouse por las diferentes opciones para visualizar una Vista previa dinámica de los datos y elija el formato que más le guste.

 NOTAS 

• Para quitar un formato condicional, en la galería Análisis rápido, haga clic en Borrar formato.
• Para ver colores y opciones adicionales de formato, seleccione los datos y haga clic en Inicio > Formato condicional.

Tareas básicas en Excel 2013

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar.

 SUGERENCIA    Para obtener un curso de aprendizaje que le ayude a crear su primer libro, vea Crear su primer libro en Excel 2013. Para obtener información sobre las nuevas características, vea Novedades de Excel 2013.

Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.
2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

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Introducir los datos

1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.

Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

2. Escriba texto o un número en la celda.
3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Obtenga más información acerca de las maneras de introducir datos manualmente en celdas de hoja de cálculo.

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Usar Autosuma para sumar los datos

Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es medianteAutosuma.

1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar.
2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.

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Crear una fórmula simple

Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números.

1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula.
2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

3. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.

También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.

Obtenga más información acerca de cómo crear una fórmula sencilla.

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Aplicar un formato de número

Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas.

1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato.
2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

3. Seleccione un formato de número.

Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.

Obtenga más información acerca de las maneras de aplicar formato a números.

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Escribir los datos en una tabla

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.

1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos.

Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.

3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.

4. Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha  del encabezado de tabla de una columna.
5. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

Obtenga más información sobre el filtrado de datos en una tabla de Excel.

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Mostrar los totales de los números

Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números.

1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

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Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.

1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.

Obtenga más información sobre cómo aplicar formato condicional o analizar tendencias de datos usando minigráficos.

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Mostrar los datos en un gráfico

La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

 NOTA    Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus datos.

Obtenga más información sobre otros modos de crear un gráfico.

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Guarde el trabajo

1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

2. Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:
1. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.
3. Para finalizar, haga clic en Guardar.

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Imprimir

1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.
2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.

La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora.

Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página.

3. Haga clic en Imprimir.

Obtenga más información acerca de cómo imprimir una hoja de cálculo o libro.

Lo más básico de Excel Online

Tareas básicas en Excel Online

Con Excel Online puede usar el explorador web para crear, ver y modificar los libros personales que almacena en OneDrive. Si su organización o universidad tiene un plan Office 365 o un sitio de SharePoint, empiece a usar Excel Onlinecreando o almacenando libros en bibliotecas del sitio.

 NOTA    Si usa Excel Web App con SharePoint 2010 o usa Internet Explorer 7, vea Introducción a Excel Web App yExcel Web App de un vistazo .

Crear un libro en línea

1. Desde OneDrive, haga clic en Crear > Libro de Excel.

2. Para cambiar el nombre del libro, haga clic en el nombre de archivo predeterminado y escriba el nuevo nombre.

Compartir libros en línea

Una vez que haya creado su libro en línea, puede compartirlo con amigos, compañeros o el público. Los usuariospueden ver sus hojas de cálculo, ordenar y filtrar los datos o incluso explorar en profundidad los detalles de las tablas dinámicas en la web o en un dispositivo móvil.

Para compartir un libro, haga clic en Compartir y escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desee compartir u obtenga un vínculo que puede enviar por correo electrónico a sus contactos.

Editar en el explorador

Si intenta escribir datos, configurar una fórmula, agregar gráficos o aplicar formato básico y no sucede nada, probablemente sea porque está en vista de solo lectura. Cambie a la vista de edición:

Haga clic en Editar libro > Editar en Excel Online.

Para acceder a opciones de edición más avanzadas, haga clic en Editar en Excel.

Excel Online guarda su trabajo automáticamente, pero si cambia de opinión sobre los cambios que haya realizado, use Deshacer o presione Ctrl+Z.

Trabajar con otros usuarios en la misma hoja de cálculo

Cuando esté trabajando con otros usuarios en Excel Online, puede editar la hoja de cálculo como lo haría normalmente. Si hay otros usuarios que también están editando la hoja de cálculo, Excel Online muestra su presencia y las actualizaciones de forma inmediata. Para ello, es necesario que todos los usuarios estén trabajando en Excel Online, no en la aplicación de escritorio de Excel.

Consulte Diez consejos para trabajar en Excel Online.

Imprimir en Excel Online

1. Seleccione las celdas o el gráfico que desee imprimir y, a continuación, vaya a Archivo > Imprimir. Si quiere imprimir la hoja de cálculo entera, no seleccione nada antes de ir al comando Imprimir.

2. Haga clic en Imprimir para obtener una vista previa.
3. Si cambia de opinión sobre cómo imprimir un área seleccionada, elija la opción de impresión Toda la hoja y haga clic en Imprimir.
4. Si la última vista previa de impresión es la adecuada, haga clic en Imprimir.